현대자동차 재경기획팀 문성훈 매니저

최근 언론을 통해 내부회계 또는 내부통제라는 말을 많이 접하게 된다. 하지만 당장 회사 생활을 하는데 있어서는 이 말들이 크게 와닿지 않는 경우가 많다. 기사에서는 내부통제 부실로 인해 수백 억원 대 횡령이 발생했다고 하는데, 나는 그럴 의도도 없거니와 내가 다니는 회사에서 그런게 가능한지 조차도 잘 모른다. 이처럼 내부통제는 내가 하는 일과 거리감이 큰 분야인 것처럼 느껴진다. 하지만 일상적인 업무 환경 속에서 사고를 예방하기 위해 관심을 기울여야 할 영역은 생각보다 많다. 업무 시 흔히 겪을 수 있지만 간과하고 넘어갈 수 없는 상황에는 무엇이 있고, 어떠한 부분을 고려하면 사고 발생 가능성을 낮출 수 있을지 몇 가지 사항을 짚어보고자 한다.

첫 번째는 업무 관련 권한 관리이다. 특히 부서이동자 또는 퇴사자에 대해 권한을 회수하는 절차가 잘 지켜지지 않는 경우가 많다. 즉각 권한 회수가 이루어져야 함에도 인사발령 시점이 많이 지난 후 권한이 회수 된다거나, 부서이동자가 전 부서의 권한을 계속 갖고 있는 것이 바로 그러한 경우이다. 부서이동 또는 퇴사는 일상 업무 환경에서 빈번하게 일어나는 일이기 때문에, 지속적인 관심을 갖고 내부통제 절차를 준수해야 하는 영역이다. 허가되지 않은 인원의 정보접근으로 인한 사고를 원천 차단하기 위해, 인사발령 시 권한회수가 즉시 이루어질 수 있도록 면밀히 살펴야 할 필요가 있다.

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두 번째는 장기 보직자에 대한 관리이다. 인력 수급 또는 인건비 문제로 인해 한 사람이 업무를 오랫동안 수행하는 사례를 주변에서 흔히 볼 수 있지만, 내부통제의 관점에서 보면 이는 상당히 위험한 경우에 해당한다. 횡령 및 자금사고를 들여다보면 해당 업무를 장기간 수행한 담당자의 관련 정보 조작이 원인인 경우가 적잖이 드러나기 때문이다. 이에 대비하기 위해서는 일정 기간 이상 업무를 수행한 담당자를 교체하는 이른바, ‘직무순환제도’를 도입하는 것이 효과적이다. 이를 통해 기업의 중요 정보 조작과 부정에 대한 경황 등이 은폐되는 것을 사전에 방지해, 더욱 큰 사고로 이어지지 않도록 예방하는 효과를 기대할 수 있다.

세 번째는 자가승인에 대한 것이다. 요즘 회사에서는 각 부서에서 발생하는 회계전표에 대해 ERP시스템을 통해 기장하는 경우가 일반적이다. 대개는 담당자가 전표를 작성 및 상신하고, 부서장이 이를 승인해야만 전표가 효력을 발휘한다. 이 때 시스템적으로 부서장이 전표의 상신 권한과 승인 권한을 동시에 보유하게 되는 사례가 굉장히 많이 발견된다. 권한을 서로 분리해야 함에도 시스템이 이를 받쳐주지 못하는 상황이 발생하는 것이다. 이러한 경우 전표의 상신자와 승인자가 동일인이 될 수 없도록 즉, 자가승인이 불가능하도록 즉각 시스템 보완을 시행해야 한다. 또한 자가승인된 전표가 존재하는지 주기적인 모니터링 체계를 구축해서 만일의 사고를 막을 수 있도록 대비해야 한다.

마지막으로 업무 규정에 대한 주기적 교육 실시이다. 업무 규정이라 하면 회사 생활 시 반드시 알아야 할 내용이지만, 막상 떠올리려고 하면 머릿속에 잘 그려지지 않는 사항이기도 하다. 무엇을 지켜야 하고, 만약 지키지 않으면 어떻게 되는지 그 절차와 결과에 대해 무지한 경우가 생각보다 많다. 하지만 내부통제의 기본이 규정 및 절차 준수라는 관점에서 본다면 이는 반드시 극복해야만 하는 과제이다. 규정에 대한 무지로 인해 어처구니없는 사고가 발생해서는 안 되기 때문이다. 매년 직장내 괴롭힘, 성희롱, 장애인식 법정교육이 행해지는 것처럼 업무 규정 및 위반 시 사례 등에 대한 교육도 주기적으로 시행된다면 회사 내 규정 준수 분위기를 더욱 고취시키는데 큰 도움이 될 것이다.

이상으로 일상 업무에서의 내부통제 환경에 대해서 살펴보았다. 매우 기본적인 사항들이지만 바로 그 기본적이라는 성격 때문에 자칫 소홀해질 수 있고, 흔히 접할 수 있는 영역이기 때문에 관심의 대상에서 벗어날 수 있다. 내부통제가 나의 업무 영역에서 멀게만 존재하는 것이 아닌 일상의 영역임을 인지하여, 평소에도 부정사고를 예방하는 환경과 인식이 공고히 자리잡는 것 자체가 ‘일상’이 되기를 바란다.